Coördinator zakelijk beheer

Kernopdracht

Als Coördinator Zakelijk Beheer ben je verantwoordelijk voor:

  • Human resources (beleid, rekruteringen, evaluatieprocessen, strategie etc., met ondersteuning voor voorbereiding en uitvoering)
  • Financieel beheer (overkoepelend voor Djapo: boekhouding, financiële planning, begroting, strategie etc., met ondersteuning voor voorbereiding en uitvoering)
  • ICT, onthaal, administratie, logistiek (met ondersteuning voor voorbereiding en uitvoering)
  • Externe communicatie op het niveau van de organisatie (aansturen communicatiemedewerker)
  • Input op vlak van visie, strategie en beleid; positionering en partnerschappen; resource development; en organisatieontwikkeling op het niveau van de hele organisatie, in relatie tot de bovenstaande domeinen
  • Goede aansluiting van het Zakelijk Beheer op de andere kernopdrachten van Djapo. Zakelijk Beheer ondersteunt het inhoudelijke werk van Djapo, maar wordt ook verwacht actief mee vorm te geven aan dat inhoudelijke werk vanuit een zakelijke expertise, en vanuit een actieve interesse voor en betrokkenheid bij het inhoudelijke werk van Djapo.

De Coördinator Zakelijk Beheer leidt het Team Zakelijk Beheer, en draagt deze verantwoordlijkheden in nauwe samenwerking met de andere Coördinatoren van Djapo (met name Coördinator Research & Development en Coördinator Development & Practice), onder de leiding van de Directeur en onder het beheer van de Raad van Bestuur.

Verantwoordelijkheden

Je bent lid van het Management Team
• Het Management Team (Coördinatoren en Directeur) neemt als team de
verantwoordelijkheid op over visie, strategie en beleid; positionering en
partnerschappen; resource development; en dagelijks beheer van de hele
organisatie.
• Het Management Team bereidt samen de rapportering naar de Raad van
Bestuur voor, en is verantwoordelijk om de beslissingen van de Raad van
Bestuur om te zetten naar het dagelijkse beheer

Je bent Coördinator van het Team Zakelijk Beheer
• Aansturen van het team; line management van de leden van het team;
plannen van het werk waarvoor het team verantwoordelijk is, en dat op een manier die aansluit bij de waarden en de werkcultuur van Djapo;
• De link van het werk van het team met het overkoepelend dagelijks beheer van de organisatie verzekeren. Samen met het team input genereren voor visie, strategie en beleid; positionering en partnerschappen; resource development met betrekking tot Zakelijk Beheer;
• Capaciteitsversterking van het team, en waken over het welzijn van het team.

Je bent trekker, leider en/of deelnemer van competentiegroepen, interne en externe projecten en innovatie-initiatieven. Djapo werkt vaak in groepen over de verschillende teams heen. In deze groepen kan de Coördinator Zakelijk Beheer verschillende rollen opnemen, afhankelijk van de specifieke behoefte aan expertise die de Coördinator kan invullen in de groep. Het kan ook voorkomen dat een groep wordt geleid vanuit het
Team Zakelijk Beheer, en als dusdanig onder de verantwoordelijkheid van de Coördinator Zakelijk Beheer valt.

Op korte/ midden-lange termijn staat het volgende team-overschrijdend werk dat aangestuurd wordt vanuit het Team Zakelijk Beheer op
de agenda:

• Bestaande systemen financieel beheer transparanter en gebruiksvriendelijker maken – aansluiting met strategische processen,
projectbeheer, monitoring en evaluatie etc.
• HR beleid op punt stellen; processen, procedures en tools vernieuwen, en
het versterken van het welzijn van de medewerkers

Je bent lid van de werkgroep financiën van de Raad van Bestuur. De Coördinator bereidt de werkgroep voor, samen met de Directeur, op een manier die toelaat aan de leden van de Raad van Bestuur (die in de werkgroep zitten) mee te stappen in de strategische / financiële overwegingen van de organisatie en daaromtrent de Raad van Bestuur te
informeren, en beslissingen daaromtrent te nemen.

Je bent lid van het Djapo Team. De Coördinator onderschrijft de waarden van Djapo en handelt in overeenstemming met die waarden.

Je neemt initiatief in externe positionering en partnerschappen en resource development. Je neemt initiatief om Djapo te positioneren en partnerschappen op te zetten en te beheren die kunnen bijdragen aan de versterking van de organisatie op vlak van Zakelijk Beheer. Je gaat actief op zoek naar opportuniteiten buiten de grenzen van de organisatie, met betrekking tot jouw verantwoordelijkheden binnen Djapo.

Profiel en competenties

• Je hebt bij voorkeur een masterdiploma of gelijkwaardig door professionele ervaring in een functie met gelijkaardige invulling.
• Je hebt minimum 5 jaar relevante beroepservaring in sommige of alle van de bovenstaande domeinen. Ervaring in financieel en HR beheer zullen daarbij prioritair in rekening worden genomen.
• Ervaring in een vergelijkbare management- of coördinatiefunctie in de non-profit is een pluspunt.
• Je identificeert je met de missie, doelstellingen en waarden van Djapo en draagt die ook uit. Je hebt affiniteit met EDO en het onderwijs en je engageert je om de organisatie mee vooruit te stuwen.
• Je hebt kennis van de belangrijkste reglementering en wettelijke verplichtingen m.b.t. vzw’s en ngo’s. Dit is een pluspunt.
• Je bent een lange termijn strategisch denker en werkt resultaatgericht.
• Je kan zelfstandig werken maar werkt ook graag en goed in groep.
• Je kan een team motiveren en ondersteunen.
• Je werkt onderbouwd, leert graag (samen), en bewandelt ook graag nieuwe, creatieve paden. Je bent gemotiveerd om proactief de link tussen Zakelijk Beheer en het inhoudelijke werk van Djapo mee vorm te geven.
• Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels.

Aanbod

• Contract van onbepaalde duur (min. 80%), barema L1 volgens PC 329.01. Mogelijkheid van meenemen van relevante beroepservaring in de bepaling van de anciënniteit.
• Plaats van tewerkstelling: Kessel-Lo, afgewisseld met telewerk (met bijbehorende vergoeding).
• Fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer.
• Flexibele werkvoorwaarden in een constructieve, collegiale sfeer.

Praktisch

• Solliciteren kan tot en met 20 april door een motivatiebrief met cv per e-mail te sturen naar Ilse.Meulemans@djapo.be. Gelieve daarbij ook duidelijk je technische ervaring toe te lichten, en 3 referenties op te geven.
• De selectieprocedure bestaat uit de screening van je cv, het nagaan van referenties, een schriftelijke thuisopdracht en een jurygesprek. Nadien volgt mogelijk nog een tweede gesprek.
• Vragen over deze vacature kan je per e-mail richten aan Kaat Boon, directeur (kaat.boon@djapo.be).

Onze organisatie draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Wij werven aan op basis van competenties. Dat is belangrijker dan leeftijd, geslacht, afkomst of lichamelijke beperking.